Formalités AVANT tout déplacement à l'étranger
La politique mise en place au sein de l’établissement à l’occasion de tout déplacement à l’étranger vise à limiter les risques pris dans ce cadre, permettre à l’université de porter assistance à ses personnels et invités en cas de problème ou difficulté, fournir les conseils nécessaires au bon déroulement des déplacements, ainsi que protéger et garantir l’intégrité des données et informations stratégiques de l’établissement.
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AVANT la demande d'autorisation...
Personnes concernées
La présente politique concerne l’ensemble des personnes en déplacement à l’étranger pour l’université ou sous sa responsabilité, à l’occasion d’un déplacement professionnel ou autre (colloque, séminaire, travaux de recherche, mobilité d’échange, stage, etc.) :
► Enseignants-chercheurs et enseignants titulaires ou contractuels, y compris les doctorants contractuels ;
► Doctorants pour les déplacements effectués dans le cadre de leur parcours doctoral ; aide à la mobilité ;
► Personnes extérieures en mission mandatées par l’université, y compris les étudiants en mission pour l’université et les chercheurs statutaires n’appartenant pas aux effectifs de l’université, mais affectés à une UMR dès lors qu’ils sont en mission pour l’université ;
► Étudiants en mobilité d’échange, en stage, en sortie ou voyage pédagogique ou en mission de terrain dans le cadre de leur formation à l’université ;
► Étudiants en déplacement au titre d’un projet financé par l’université.
Responsabilités de l’université et de la personne en déplacement
Le président de l’université est légalement responsable des conditions de déplacement à l’étranger de l’ensemble de ses personnels dans le cadre de leurs fonctions et des étudiants dans le cadre de leur formation.
En contrepartie, la personne en déplacement est tenue d’appliquer et de respecter les consignes que lui donne l’université.
Un départ sans autorisation est ainsi constitutif d’une faute.
La notion de déplacement à risque
Dans le cadre de leurs déplacements, les personnes peuvent être exposées à des risques.
Le concept de risque recouvre :
● d’une part, la probabilité que survienne un événement dangereux dans une situation donnée, telle un accident ou une maladie ;
● d’autre part, la gravité des conséquences potentielles de cet événement, en termes de dommages corporels (blessures, lésions, etc.), éventuellement de pertes matérielles et financières, etc.
Pour diminuer le risque, il faut donc agir :
● sur la probabilité d’occurrence du risque, c’est-à-dire diminuer la probabilité de rencontre de la personne avec le danger (par des mesures d’information, sensibilisation, prévention, etc.) ;
● sur la gravité des conséquences de ce risque en mettant en place des mécanismes permettant de diminuer les conséquences du risque (géolocalisation, rapatriement, etc.).
Pour définir un déplacement à risque, l’université se réfère au site internet France Diplomatie du ministère de l'Europe et des affaires étrangères (MEAE) : https://www.diplomatie.gouv.fr/fr/conseils-aux-voyageurs. Un déplacement est ainsi considéré « à risque » dès lors que le site France Diplomatie identifie pour tout ou partie du ou des pays de destination (pays à risque) :
● une zone classée en rouge (formellement déconseillée) ;
● une zone classée en orange (déconseillée sauf raison impérative).
Ce zonage est actualisé au fur et à mesure. Il est donc impératif de procéder à la vérification de la destination de la personne en déplacement avant toute autorisation de déplacement et toute signature d’un ordre de mission.
La personne en déplacement doit également s’inscrire de manière systématique sur le site Ariane pour pouvoir être connue et éventuellement rapatriée en cas de catastrophe géopolitique ou naturelle :
https://pastel.diplomatie.gouv.fr/fildariane/dyn/public/login.html
Le doctorant doit impérativement, 2 mois avant de se déplacer dans un pays à risque, en avertir l’EDDS : eddroit@univ-paris1.fr
formulaire demande deplacement(Word, 30 Ko) -
APRES la demande d'autorisation...
L’avis du Fonctionnaire de sécurité et de défense (FSD)
Lorsque le déplacement est prévu dans un pays dit à risque, la personne en déplacement doit impérativement solliciter l’avis du FSD. L’avis du FSD a pour objet de vérifier les conditions de déplacement, conseiller et anticiper. Il n’est toutefois que consultatif. La décision finale appartient au président de l’université.
Le formulaire de demande de déplacement, dûment complété, doit être envoyé un mois minimum avant la date de départ à l’adresse fsd@univ-paris1.fr, copie au directeur de structure.
L’avis du médecin pour les destinations à risque sanitaire
Il est impératif de se renseigner également sur la situation sanitaire locale et de vérifier que l’on est à jour des vaccins requis, certaines destinations nécessitant des vaccinations obligatoires à jour et d’être également vacciné contre des maladies plus spécifiques.
En fonction de la destination et de l’état de santé de la personne en déplacement, le médecin du travail pour les personnels ou le médecin du service de santé étudiante pour les étudiants peut être utilement saisi et émettre un avis sur le départ et/ou apporter des conseils sanitaires particuliers.
Les coordonnées du médecin du travail sont les suivantes :
● Téléphone : 01 44 07 76 34
● Courriel : medpro@univ-paris1.fr
Celles du médecin du service de santé étudiante sont les suivantes :
● Téléphone : 01 42 86 21 29
● Courriel : sse@univ-paris1.fr
Le cas échéant, le médecin pourra être saisi au regard de la demande de déplacement adressée au FSD.
A noter : pour les personnels, tout problème médical survenant sur un lieu de mission est considéré comme un accident du travail, à moins que celui-ci ne soit clairement détachable du service.
L’attestation d’assistance rapatriement
L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne a souscrit un contrat d’assistance rapatriement pour l’ensemble de ses personnels, invités et étudiants en déplacement.
Les garanties offertes par le contrat s’appliquent sans nécessité de déclaration préalable auprès de l’assureur. Elles valent dans le monde entier pour tout déplacement effectué sous la responsabilité de l’université de moins de 180 jours consécutifs et sont acquises vingt- quatre heures sur vingt-quatre pendant toute sa durée, du départ en déplacement au retour du déplacement. Les garanties couvrent notamment tous les frais de santé et de rapatriement auxquels la personne en déplacement peut faire face au cours de son déplacement, elles ne permettent pas le rapatriement pour des raisons non médicales ou à titre préventif.
Les demandes d’assistance doivent être effectuées par les équipes administratives des directions et structures concernées. La direction des affaires juridiques et institutionnelles (DAJI) doit être tenue informée de toute demande ou déclaration de sinistre : daji@univ-paris1.fr
La carte d’assistance et la notice d’information sont téléchargeables aux liens suivants :
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Une fois sur place...
En cas de problème
Règles générales
Vous devez être joignable facilement et pouvoir contacter les services internes (directeur de votre structure, référent de votre déplacement, FSD) et externes (assureur, contact local, ambassade et/ou consulat) qui vous accompagneront dans la gestion de la situation. Votre téléphone doit donc être accessible et chargé.
Contacts et numéros utiles
● Numéro d’urgence de l’université : 01 44 07 75 44
● Fonctionnaire de sécurité et de défense : 01 44 07 77 06
● Médecin du travail : 01 44 07 79 44
●Conseils aux voyageurs : https://www.gouvernement.fr/risques/preparer-son-voyage-a-l-etranger et https://www.diplomatie.gouv.fr/fr/conseils-aux-voyageurs/conseils-par-pays-destination/
● Mon service public : https://www.service-public.fr/
● Ariane : https://pastel.diplomatie.gouv.fr/fildariane/dyn/public/login.html#
Que faire en cas de problème ?
En cas de problème médical
● Alertez votre assureur et celui de l’université, votre directeur de composante ou chef de service et le FSD ;
● Suivez les instructions.
En cas de perte ou de vol d’objet personnel (téléphone, ordinateur, papiers d’identité, etc.)
● Contactez votre assureur et celui de l’université (cf. annexe 2), votre directeur de composante ou chef de service, le FSD et l’ambassade de France ou le consulat ;
● Suivez les instructions.
Pour mémoire, il est nécessaire de disposer d’un pouvoir du président de l’université pour déposer plainte au nom de l’établissement (notamment, dans les cas de vol de matériel professionnel).
En cas d’agression
● N’opposez aucune résistance ;
● Donnez votre argent ou tout autre objet demandé par les agresseurs ;
● Portez plainte au poste de police le plus proche (si possible avec un témoin) ;
● Dès que la situation vous le permet, avertissez votre responsable de structure / référent et le FSD.
En cas de troubles à l’ordre public ou de manifestations
● Évitez les rassemblements et lieux publics ;
● Ne prenez pas de photos, ne prenez pas position, adoptez une attitude neutre ;
● Dès que la situation vous le permet, avertissez votre responsable / référent.
En cas d’attentat à proximité
● Conservez votre calme et essayez de vous mettre à l’écart ou à couvert ;
● Si vous êtes dans un lieu fermé (hall de gare ou aéroport, station de métro, restaurant, etc.), ne vous précipitez pas dehors (sauf si vous êtes poussé par la foule) avant d’avoir une idée du risque encouru ;
● S’il y a des coups de feu, des explosions ou des chutes de débris, mettez-vous à couvert derrière un mur ou un guichet ou allongez-vous sur le sol ;
● Informez-vous des consignes éventuelles données par les autorités locales et, le cas échéant, par le consulat ou l’ambassade de France. Si ces derniers donnent des consignes de regroupement en un lieu précis, suivez-les immédiatement.
● Dès que la situation vous le permet, avertissez votre responsable / référent et le FSD.
Recommandations aux voyageurs
Une fois sur place :
● À l’arrivée, informez votre point de contact local par courriel ou téléphone et pensez à le prévenir de tout incident éventuel survenu à votre arrivée ou pendant votre séjour ;
● Signalez TOUJOURS tout changement de programme ou d’itinéraire et tout incident à l'EDDS.
Durant vos déplacements
► EN VOITURE
● Gardez les portières et fenêtres fermées ;
● Suivant les recommandations pour les pays à risque, réservez préalablement un chauffeur (si possible recommandé par l’organisme d’accueil) ou bien prenez un taxi officiel (véhicule avec licence accessible depuis un point de réservation officiel – type hôtel – plutôt qu’interpellé dans la rue) si vous n’êtes pas familier avec la conduite ;
● Évitez lorsqu’il y a lieu la conduite de nuit et/ou hors des axes routiers importants.
► EN TRANSPORTS EN COMMUN
● Renseignez-vous au préalable sur leur fonctionnement ;
● Évitez leur utilisation dans les pays dits à risque ;
● Ne laissez jamais vos bagages sans surveillance et faites attention à vos effets personnels, évitez de les exposer (n’utilisez pas votre ordinateur, etc.).
► À L’HÔTEL
● Ne laissez pas accessibles les documents « sensibles » ;
● Avant de quitter l’hôtel, vérifiez vos bagages ;
● En dehors de votre chambre, gardez en permanence un œil sur vos affaires ;
● Évitez d’utiliser le coffre de la chambre.
Au quotidien
● Adoptez une attitude conforme aux règles du pays et évitez autant que possible de divulguer votre nationalité ;
● Dans les pays à risque, évitez les habitudes d’horaires et de trajets ;
● Dans les débits de boissons, surveillez votre verre ;
● Ne divulguez rien au sujet de votre déplacement ou de votre itinéraire sur les réseaux sociaux (Facebook, Twitter, Instagram, etc.) ;
● D’une manière générale, adoptez une tenue sobre et adaptée aux usages locaux et évitez d’attirer l’attention par vos tenues, bijoux, signes religieux, etc. ;
● Refusez les services d’inconnus (faux porteurs de bagages par exemple).
